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Titel Digitale Etikette
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Digitale Etikette: 10 Tipps für einen besseren Umgang

Wie schnell sollte ich auf eine E-Mail antworten? Kann ich das Smartphone beim Business-Termin auf den Tisch legen? Und wie kurzfristig darf ich einen Geschäftstermin absagen? 10 Tipps für einen besseren Umgang im Business miteinander – und mit dem Smartphone.

E-Mails

1. In 24 Stunden antworten
„Wenn Sie nach 24 Stunden nicht auf eine E-Mail geantwortet haben, sieht das nicht gut aus“, sagt Bettyna Pöltl, Knigge-Trainerin und Leiterin des Image Instituts Berlin. Die 24-Stunden-Marke ist so etwas wie eine goldene Regel: Sie taucht in zahlreichen Ratgeber-Artikeln und auf Berufsportalen immer wieder auf.

So rät auch die Kommunikationsexpertin Alenka Mladina auf E-Mails, die keinen hohen Rechercheaufwand benötigen, sofort zu antworten. Wenn die Bearbeitung etwas mehr Zeit beansprucht, so sollte der Empfänger kurz und freundlich informiert werden, dass die Anfrage so schnell wie möglich beantwortet wird. Genauso verfährt auch Bettyna Pöltl. So bekomme der Absender immerhin eine Idee, dass die E-Mail eingegangen ist und Interesse besteht.

„Wenn ich E-Mails bekomme, die fehlerhaft hingeschludert sind, dann empfinde ich das als respektlos.“ Bettyna Pöltl, Benimm-Expertin

2. E-Mails immer Korrektur lesen
Weltweit werden täglich über 280 Milliarden E-Mails verschickt. Da muss man es doch nicht mit jeder einzelnen so genau nehmen, oder? Doch, sagt Benimm-Expertin Bettyna Pöltl. „Wenn ich E-Mails bekomme, die fehlerhaft hingeschludert sind, dann empfinde ich das als respektlos.“ Egal wie stressig der Arbeitstag ist, Korrekturlesen muss sein.

Frau Konzentriert Am Computer
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Auch die Anrede will gut überlegt sein: „Jemanden, den ich nicht kenne, schreibe ich nicht mit ‚Liebe Frau Meier‘ an“, sagt Bettyna Pöltl. „Es sei denn, wir haben schon einige E-Mails ausgetauscht oder waren uns am Telefon gleich sympathisch.“ Andernfalls könne die Anrede zu vertraut und daher unangebracht wirken. Der Klassiker im Erstkontakt ist nach Expertenmeinungen noch immer die Anrede ‚Sehr geehrte Frau/Sehr geehrter Herr’. Je nach Branche kann das aber auch recht konservativ anmuten. Ein „Guten Tag“ plus Name geht genauso in Ordnung, wie Kommunikationstrainerin Nandine Meyden erklärt.

Bei der Schlussformel darf man noch kreativer sein. Ein „Mit freundlichen Grüßen“ kommt meist zu steif daher. „Schreiben Sie gern auch mal ‚Herzliche Grüße nach Berlin!’ – das freut den Empfänger“, empfiehlt Knigge-Trainerin Bettyna Pöltl. Wem wiederum „Herzliche Grüße“ zu vertraut ist, kann „Beste Grüße“ schreiben. Nach Ansicht von Nandine Meyden sei das ein guter Mittelweg zwischen freundlichen und herzlichen Grüßen.

3. E-Mail mit einem Telefonat ergänzen
Die E-Mail ist schnell geschrieben – aber viele sträuben sich damit auch vor dem direkten Kontakt am Telefon. „Ein Telefonat bleibt aber in Erinnerung“, sagt Image-Beraterin Bettyna Pöltl. „Über die Stimme können Sie so viel mehr erfahren – und auch rüberbringen – als per E-Mail. Das sollten Sie nutzen!“ In der schriftlichen Kommunikation kann es außerdem schnell zu Missverständnissen kommen, da wir nicht die Mimik, Gestik oder den Tonfall unseres Gegenübers zur Hilfe nehmen können.

Frau Telefoniert Am Computer
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Dieses Risiko ist am Telefon deutlich geringer. Die Service-Beraterin Wiebke Wetzel rät, in E-Mails möglichst auf Versalien, also die durchgängige Großschreibung, und zu viele Ausrufezeichen zu verzichten, da beides als Anbrüllen missverstanden werden könnte. Kennt man sich schon etwas länger, sind auch Emoticons in Maßen erlaubt. Sie können helfen, Gefühle auszudrücken. Ironie ist in E-Mails hingegen tabu. Zu groß ist das Risiko, dass sie falsch verstanden wird.

Telefonieren

4. Pausen machen
Jederzeit erreichbar zu sein, das geht schnell an die Gesundheit. „Sie können unmöglich dauernd aufs Telefon gucken und sofort antworten“, sagt auch Benimm-Expertin Bettyna Pöltl. Ihr Tipp: Feste Zeiten einplanen, in denen man nicht erreichbar ist – und ebenfalls feste Zeiten für die Beantwortung von E-Mails vorsehen.

Businessmann Kaffee Fenster
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Man könne ruhig auch mal erklären, dass man eine Auszeit brauche, sagt Bettyna Pöltl. Vor allem, wenn ein Geschäftspartner am Wochenende anruft. Insbesondere Festangestellte müssen nicht rund um die Uhr für die Chefin oder die Kollegen erreichbar sein, wie Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht, klarstellt.

5. Von acht bis acht
Nicht nur auf die eigene Ruhe, auch auf die der anderen sollte man achten. Anrufe vor acht Uhr morgens und nach acht Uhr abends sind daher tabu, sagt Bettyna Pöltl. „Auch während der Mittagszeit, von halb eins bis halb zwei, sollten Sie nicht anrufen. Leib und Seele gehören schließlich zusammen und in Ruhe Mittagessen sollte schon sein.“ Und wie ist es bei einer E-Mail nachts um zwei Uhr? Macht die einen schlechten Eindruck? „Nein, darüber schmunzele ich höchstens“, sagt die Knigge-Trainerin. „Wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen, ist Ihre Sache. Ich antworte dann, sobald ich kann.“

6. Rücksicht in der Öffentlichkeit
Wenn Telefonate im öffentlichen Raum, etwa in Bus und Bahn, unbedingt sein müssen, dann bitte leise. „Lautstark Firmeninterna im Zugabteil zu besprechen, geht gar nicht.“ Das gebiete schon allein der Datenschutz, erklärt Bettyna Pöltl.

Mann Telefoniert Im Bus
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Privatgespräche seien zwar etwas anderes, aber: „Auch hier bitte nicht alle anderen teilhaben lassen.“ Dem stimmt auch Karriere-Coach Carolin Lüdemann zu. „Statt an belebten Orten umso lauter und deutlicher in das Handy zu sprechen, empfiehlt es sich, an einen ruhigeren Platz zu wechseln und die Stimme zu senken“, erklärt sie in der Süddeutschen Zeitung.

Bei Geschäftsessen gehört das Handy niemals auf den Tisch. Mit einer Ausnahme.

Meetings

7. Das Handy gehört nicht auf den Tisch
Niemals. Weder beim Geschäftsessen noch bei einer privaten Verabredung. Nur eine einzige Ausnahme gibt es, sagt Bettyna Pöltl: „Wenn ich einen wirklich wichtigen Anruf erwarte, der, bis ich Platz nehme, nicht gekommen ist.“ Selbstverständlich müsse man das dem Gegenüber aber vorher erklären und sich sofort vom Tisch entfernen, sobald der Anruf eingeht. Im Restaurant zu telefonieren, gehört sich nicht. „Man geht dazu vor die Tür!“, sagt Pöltl. Ansonsten gilt: das Handy lautlos stellen und am besten in der Tasche lassen. „Das zeugt einfach von Respekt. Ich empfinde es als absolutes No-Go, wenn mich mein Gegenüber nicht wahrnimmt, weil er oder sie mit dem Smartphone beschäftigt ist.“

8. Termine rechtzeitig absagen
Schneller, schneller, schneller und am besten bis gestern – Im hektischen Berufsleben wird’s einem auch mal zu viel. Termine abzusagen, ist grundsätzlich erlaubt. Doch wie kurzfristig ist zu kurzfristig? Hier lautet Bettyna Pöltls Faustregel: „Fügen Sie niemandem Schaden zu.“ Eine Restaurant-Reservierung kann man ausnahmsweise am selben Tag noch absagen, ein wichtiges Meeting nicht. „Stellen Sie sich vor, Sie haben sich gründlich vorbereitet, einen Raum eingerichtet, Unterlagen zusammengestellt und dann ruft jemand an und sagt lapidar: ‚Sorry – Ich komme heute doch nicht.’ Das ist unmöglich.“

Soziale Netzwerke

9. Privatsphäre schützen
„Man sollte sich immer vorstellen, dass das, was ich bei Facebook oder Instagram poste, über mich in der Zeitung stehen könnte. Da überlege ich mir dann genau, was ich preisgebe und was nicht.“ Dieser Zeitungs-Check ist ein beliebter Tipp unter Experten und ebenso wie die 24-Stunden-Regel in zahlreichen Ratgeber-Artikeln zu finden.

Auch andere Menschen sollte man schützen und nichts ohne Einwilligung veröffentlichen. „Ein absolutes No-Go ist Lästern über den Job“, sagt Pöltl. „Stellen Sie sich mal vor, der Chef liest mit!“ Wer keine Abmahnung kassieren möchte, sollte genau aufpassen, was er im Internet macht.

10. Obacht mit „Freundschaften“
Was tun, wenn die eigene Chefin eine Freundschaftsanfrage auf Facebook schickt? Einer Forsa-Umfrage im Auftrag von Bitkom zufolge würden 56 Prozent der befragten Arbeitnehmer eine solche Einladung ablehnen. Aber stößt man Vorgesetzten damit nicht vor den Kopf? In keinem Fall sollte man die Anfrage ignorieren. Wer Facebook ausschließlich für Privates nutzen möchte, sollte genau das der Chefin erklären und gegebenenfalls berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn als Alternative vorschlagen. Anfragen auf diesen Portalen sollten übrigens immer von ein paar persönlichen Zeilen begleitet werden, damit das Gegenüber sich gleich erinnert, mit wem er oder sie es zu tun hat. Das erhöht auch die Chancen, angenommen zu werden.

Frau Computer Verwunderung
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Aber auch in beruflichen Netzwerken möchte man nicht jeden Kontakt annehmen – gerade wenn es sich um Unbekannte handelt. Ablehnen ist auch hier erlaubt. Am besten aber mit einer kurzen Erklärung. Jedoch könnte sich auch ein unbekannter Kontakt einmal als sehr nützlich erweisen. Das Ratgeberportal arbeits-abc.de empfiehlt Formulierungen wie diese: „Ich bedanke mich herzlich für Ihre Kontaktanfrage. Da wir uns meines Wissens nicht bekannt sind, würde ich mich gerne kurz erkundigen, wie ich Ihnen konkret weiterhelfen kann?“

Obacht auch bei „Freundschaften“ zu Kollegen. Nach der nächsten Beförderung könnte das Verhältnis ein anderes sein. Im Zweifelsfall: Die Kontakte in verschiedene Listen einteilen und entsprechende Privatsphäre-Einstellungen vornehmen.

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