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Titel Aufbewahrungsfristen
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Verträge und Dokumente

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unterlagen aufgehoben werden?

Ordner, Mappen, lose Papierhaufen: Jeder kennt sie, die Orte in Haus und Wohnung wo Dokumente ihr tristes Dasein in Schränken, Schubladen und Regalen fristen. Aber wie lange müssen Sie eigentlich welche Unterlagen aufbewahren? Gibt es eine Aufbewahrungspflicht?

Aufbewahrungsfristen: Das sollten Sie beachten

Wie lange welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, kommt ganz darauf an, um welche Dokumente es sich handelt. Einige müssen ein Leben lang, andere bis zur Rente oder auch nur mehrere Jahre verwahrt werden. Gleichzeitig ist es aber durchaus ratsam, einmal im Jahr alle Unterlagen und Dokumente durchzusehen, um festzustellen, welche Papiere weg können, um so mehr Platz und Ordnung zu schaffen und dann bei Bedarf das richtige Dokument auch schnell zu finden.

Lebenslang: Diese Unterlagen sollten Sie ein Leben lang aufbewahren

  • Standesamtliche Urkunden wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde sowie Sterbeurkunden von Angehörigen sollten lebenslang aufbewahrt werden.
  • Schulzeugnisse und Abschlusszeugnisse von Berufsausbildung oder Studium sowie Fortbildung
  • Ärztliche Gutachten sollte man aufheben.
  • Außerdem Unterlagen über Haus- und Wohneigentum wie Kaufverträge und Grundbucheinträge
Ordner Mit Postits
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Aufbewahrungsfrist bis zur Rente: Diese Belege sollten Sie bis zum Ende des Berufslebens aufheben

  • Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Kündigungen und Rentenversicherungsnachweise, Belege über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit sollten mindestens bis zur Rente archiviert werden. Grundsätzlich sind diese Unterlagen aber auch immer beim Rentenversicherer gespeichert, sie sollten dennoch selbst aufbewahrt werden, damit, sollte es im Archiv des Rentenversicherungsträgers Lücken geben, diese problemlos erklärt und eine Tätigkeit nachgewiesen werden kann.
  • Auch Studiennachweise wie Einschreibe- oder Exmatrikulationsbescheinigungen sollten bis zum Eintritt der Rente aufbewahrt werden.

Laufzeitabhängige Vertragsunterlagen: Diese Unterlagen sollten Sie aufbewahren

  • Versicherungspolicen sowie andere Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten wie Konten, Sparpläne oder Rentenversicherungen sollten Sie abheften und bis zum Ende der vereinbarten Laufzeit aufbewahren.
  • Dienstleistungsverträge mit Fitness-Studios, Bildungseinrichtungen oder auch Verträge für Zeitungsabonnements sollten ebenfalls bis zum Eintritt der Kündigung aufbewahrt werden.

Unser Tipp: Damit im Fall des Falles doch nicht mal wichtige Unterlagen fehlen, empfiehlt sich eine elektronische Aufbewahrung. Scannen Sie Dokumente, die Sie per Post erhalten haben und speichern Sie diese auf dem Rechner oder einer externen Festplatte. Auch elektronische Unterlagen sollten Sie von Anfang an übersichtlich archivieren.

Was steht eigentlich im Kleingedruckten Ihrer Verträge und wie verstehen Sie es? Lesen Sie zu unseren Ratgeber >> (Kleingedrucktes in Verträgen verstehen)
h2. Gewährleistungsfristen und Garantiezeiten: Vorsicht bei Belegen und Rechnungen

  • Für Einkäufe gilt eine gesetzliche Gewährleistung von zwei Jahren. So lange sollte man also auch mindestens die Kaufbelege aufheben – die gleiche zeitliche Frist gilt auch für Tätigkeiten, die von Handwerkern durchgeführt worden sind oder andere Dienstleistungen rund ums Haus.
  • Es gibt aber auch Garantien, die länger laufen. Hier müssen Sie auch für die Mindestdauer dieser Garantie die Kassenbelege aufheben. Es gilt also nicht immer das Credo: 2 Jahre um und weg damit.
  • Auch wenn es um Gegenstände geht, die unter die Hausratversicherung fallen, sollten Sie die Kaufbelege so lange aufbewahren, wie Sie den jeweiligen Gegenstand in Gebrauch haben. Das gilt etwa für Möbel, Elektronik oder Schmuck.
Haengeordner
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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen: 6 Jahre aufheben

  • Den Steuerbescheid und eingereichte Unterlagen sollten all diejenigen mindestens sechs Jahre aufheben, die mehr als 500.000 Euro positive Einkünfte im Kalenderjahr haben.
  • Grundsätzlich gilt beim Steuerbescheid: Das Finanzamt kann diesen noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern und sogar bis zu zehn Jahre später noch steuerrelevante Unterlagen nachfordern, wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht.

Kontoauszüge, Mietverträge, Gerichtsurteile: Aufbewahrung bis zu 30 Jahren

  • Bis zu drei Jahre sollten Sie alte Mietverträge, Kautionsquittungen und Übernahmeprotokolle aufheben.
  • Kontoauszüge und Überweisungen sollten Sie rund vier Jahre aufheben, auch wenn es für Kontoauszüge keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt. Sie können Kontoauszüge aber ggf. auch als Ersatz für Kaufbelege nutzen, so dass es sich lohnen kann, die Auszüge etwas länger zu lagern. Das Online-Banking der Berliner Sparkasse bietet die Möglichkeit des elektronischen Kontoauszugs, der direkt auf dem eigenen Rechner abgespeichert werden kann. Oder Sie nutzen Ihr Postfach im Online-Banking als kleines Archiv.
  • Mindestens 30 Jahre sollten Sie Gerichtsurteile, Mahnbescheide und Kreditunterlagen aufheben.

Unser Tipp: Verwahren Sie wichtige Unterlagen als Kopie getrennt von den originalen Dokumenten, so sind sie bei einem Einbruch oder Hausbrand geschützt.

Aktenvernichter statt Hausmüll: So sollten nicht mehr benötigte Unterlagen entsorgt werden

Sie haben Ordnung geschafft und ein großer Berg von Papieren, Quittungen, Lieferscheinen und alten Versicherungsunterlagen soll jetzt in den Müll wandern?

Beim Entsorgen sollten Sie mindestens genauso sorgfältig sein, wie beim Aufbewahren der Akten und Unterlagen. Damit sensible Daten nicht in falsche Hände geraten sollten Sie die Unterlagen, bevor sie in die Papiertonne wandern, durch einen Aktenvernichter “unschädlich” machen. Alternativ können Sie sich auch eine Daten-Tonne bestellen, deren Inhalt dann in die Aktenvernichtung kommt.

Weitere Informationen zum Thema Aufbewahrungsfristen finden Sie auch auf der Seite der Verbraucherzentrale >>

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