Bereits mit kleinen Tricks lässt sich die Büroarbeit deutlich vereinfachen. BerlinerAkzente verrät, wie Sie mehr Zeit für das wirklich Wichtige finden, Stress vermeiden und konzentrierter arbeiten.

Die Papiere auf dem Schreibtisch türmen sich, der E-Mail-Briefkasten füllt sich mehr und mehr, und ständig bimmelt das Telefon. So mancher wünscht sich dann, dass der Tag mehr als 24 Stunden hätte. „Falscher Ansatz!“, sagen Gitte Härter und Christine Öttl, Autorinnen des Buches „Einfach gut organisieren“.

Stattdessen raten die Expertinnen ihren Lesern, dem Wust an Arbeit klare Grenzen zu setzen. Die wichtigste Regel im Büro: Lieber in Ruhe Gedanken über die Prioritäten des Tages und langfristige Ziele machen als sich unüberlegt in die Arbeit stürzen.

Jahresziele notieren, Tagespläne machen

Auch Lothar Seiwert, Autor von Bestsellern wie “Simplify your life” und “Das neue 1x1 des Zeitmanagements” empfiehlt einen „Schlachtplan“ gegen das Schreibtisch-Chaos. In einem Zeitplaner oder Organizer sollten Jahresziele notiert werden. Aus denen heraus lassen sich dann die Wochenziele ableiten. Tagespläne listen zudem auf, was für den Tag ansteht.

Am besten lassen sich diese noch vor dem Feierabend für den nächsten Tag anlegen. Sinnvoll sind laut Seiwert Listen, die die Aufgaben in Dringlichkeitsstufen von A bis C unterteilen. Darunter fallen etwa Unerledigtes vom Vortag, aktuelle Tagesarbeiten, Termine und Korrespondenzen sowie Freizeitaktivitäten.

Nicht die ganze Arbeitszeit verplanen

Wer ein neues Zeitbewusstsein entwickeln möchte, sollte sich vor allem nicht zu viel vornehmen. Statt jede freie Minute zu verplanen, sei es sinnvoller, nur etwa 60 Prozent der vorhandenen Arbeitszeit festzulegen. So bleibt Zeit für unerwartete Ereignisse. Ein weiterer Tipp der Experten: die Trennung von Arbeit und Privatleben. So schafft man tagsüber mehr und kriegt abends besser die Kurve ins Private. Und: Neinsagen zahlt sich aus. Externe Störungen oder unangemeldete Besuche können getrost abgewiegelt werden.

Vor der Tagesplanung lohnt ebenfalls die Frage, zu welcher Tageszeit man geistig fit ist. Jeder Mensch hat unterschiedliche Leistungskurven. Frühaufsteher erledigen ihre kreativen Tätigkeiten am besten morgens, Nachtmenschen später. Routinearbeiten können in die Mittags- oder Nachmittagsstunden verlegt werden.

Die stille Stunde sorgt für Konzentration

Ganz wichtig: das Einhalten einer „stillen Stunde“. In dieser Zeit sollte kein Telefon klingeln und Ruhe für konzentriertes Arbeiten ohne ständige Unterbrechungen da sein. Dafür eignen sich beispielsweise die frühen Morgenstunden.

Vor allem Meetings können sich als Zeitfresser erweisen. Cordula Nussbaum, Autorin des Ratgebers „300 Tipps für mehr Zeit“, hat dafür folgende Lösungen parat: Keine Besprechung ohne konkretes Ziel und ohne Tagesordnung, die mindestens am Vortag verteilt sein muss. Kein Meeting ohne notwendige Entscheider. Die Anfangs- und Endtermine müssen feststehen. Zuspätkommer werden über das Gesagte nicht informiert. Das erhöht den Druck, pünktlich zu erscheinen. Weitere Tagungspunkte werden nicht zugelassen.

Meeting-Regeln sparen Zeit

Doch auch für die Kommunikation gelten Regeln: Immer ausreden lassen, nur kurze Wortmeldungen gestatten und Profilneurotiker freundlich, aber bestimmt abwürgen. Beschlüsse sollten immer schriftlich festgehalten werden nach dem Motto „Wer erledigt bis wann was und wie?“ Und wie immer bei Neuerungen gilt: Die Ergebnisse werden beim nächsten Meeting überprüft.

Auch für den E-Mail-Verkehr können laut Nussbaum Regeln aufgestellt werden: Die Beantwortung einer Mail sollte nie länger als zwei Minuten in Anspruch nehmen. Wer sich kurz fasst, erhält auch keine ellenlangen Antworten. Störende automatische Benachrichtigungen – mit „Pling“-Geräusch oder blinkendem Umschlag – fürs konzentrierte Arbeiten abstellen. Außerdem sollten Mails zu festen Zeiten abgerufen werden.

E-Mail-Etikette rügt CC-Mails und Witz-Filme

Ein absolutes Verbot im Büro ist für Nussbaum das massenweise Weiterleiten von E-Mails an Kollegen, da diese in der Regel nicht gelesen würden, aber das Postfach verstopfen. Ebenfalls verboten: Kettenbriefe, Cartoons oder Witzfilmchen.

Auch eine Entrümpelungsaktion des Schreibtisches sorgt für mehr Zeit im Büro. Egal ob kreativer Chaot oder akkurater Amtsschimmel: Die Autorinnen Gitte Härter und Christine Öttl raten immer zu einem clever geordneten Arbeitsplatz. Besonders hilfreich: genügend freie Fläche für Unterlagen schaffen, regelmäßig benötigte Informationen gehören an Pinn- oder Magnetwände.

Und zum Schluss den Schreibtisch aufräumen

Absolutes Muss nach getaner Arbeit: das abendliche Aufräumen des Schreibtisches. „Ordnung und Überschaubarkeit geben Ihnen das Gefühl, etwas geleistet und geschafft zu haben“, schreiben die beiden. Auch hier gilt: Überstürzte Aufräumaktionen vermeiden und lieber überlegen, wie sich die Aktenberge am effizientesten portionieren lassen.

Dazu Themen und Bereiche auf große Blätter schreiben und Papiere, Mappen und eventuelle Fachzeitschriften einsortieren. Unterlagen, die so gut wie nie angeschaut worden sind, können gleich entsorgt werden – außer die Papiere, die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. „Entwickeln Sie Spaß am Wegwerfen“, raten die Autorinnen. „Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie trotzdem einen Super-Job machen, ist ziemlich groß.“ Und noch ein Tipp: Vor dem Wochenende ausmisten. Dann kann mit frischem Elan in die Woche gestartet werden.

Kontakt zum Autor: Katja Winckler

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