Wenn das Meeting ins Leere läuft

„Worüber haben wir eigentlich die letzten drei Stunden geredet?“ fragen sich viele Mitarbeiter nach Meetings. Sie würden gerne konkrete Vorschläge machen, doch sie kommen nicht zu Wort.

Klaus Bischof, Buchautor und Unternehmensberater schätzt, dass nur ein Viertel aller Meetings von den Teilnehmern als wertvoll empfunden werden. In der Regel liegt das aber nicht an den Themen, sondern an der schlechten Vorbereitung und an einer fehlenden oder ungeschickten Moderation. „Insbesondere wenn die Unternehmen in schwierige Situationen kommen, nimmt die Zahl der Meetings zu. Da bleibt dann keine Zeit mehr für die Vorbereitung, die Agenda ist unstrukturiert oder den Teilnehmern unbekannt. Das kann für alle sehr nervig werden.“

Ohne Tagesordnung für alle Teilnehmer läuft gar nichts

Um das zu verhindern, sei es nötig, zunächst das Ziel der Besprechung zu bestimmen, sagt Jochem Kießling-Sonntag, Management-Berater und Trainer. Geht es darum, sich im Team zu beraten, gemeinsam eine Entscheidung zu fällen, oder soll eine bereits getroffene Entscheidung kommuniziert werden? Die Tagesordnung, ohne die kein Meeting auskommt, sollte an alle Teilnehmer geschickt werden mit der Bitte, eventuelle Ergänzungen vorzuschlagen. Sehr wichtig, sei es bereits im Vorfeld Zahlen, Daten, Fakten zu recherchieren, die eventuell für eine Entscheidung nötig sein könnten.

Das Wichtigste zuerst

Die wichtigsten Themen sollten immer ganz oben auf der Tagesordnung stehen. Zur effektiven Vorbereitung gehöre auch die Auswahl der Teilnehmer. „Eingeladen werden sollten nur Personen, die für eine Entscheidung nötig sind, und Mitarbeiter, die einen aktiven Beitrag zu dem Thema leisten können und/oder bereit sind, Aufgaben zu übernehmen“, sagt Kießling-Sonntag. Eine Gruppengröße zwischen vier und zehn bringe die besten Ergebnisse. Außerdem müsse festgelegt werden, wer die Gesprächsleitung übernehme.

Zu Beginn jedes Meeting sollte die Tagesordnung noch einmal allen Anwesenden vorgestellt werden. Am besten schreibe man sie auf einen Flipchart, so dass alle sie vor Augen haben. Auch die erzielten Ergebnisse und getroffenen Absprachen sollten sofort und für alle sichtbar aufgeschrieben werden, damit eventuelle Einwände gleich formuliert werden könnten, sonst heiße es später oft: „So habe ich das aber nicht gemeint“, sagt Jochem Kießling-Sonntag.

Handys und Laptops bleiben aus

„Durch den Einsatz von Beamern gleicht manch ein Meeting eher einer Vorlesung. Alle schauen nach vorne statt miteinander zu reden“, so Klaus Bischof. Deshalb sollten diese Geräte so wenig wie möglich eingesetzt werden. Vor dem Einstieg in das Thema sollte der Umgang mit Handys und Laptops während der Besprechung vereinbart werden. „Es hat sich teilweise eine Kultur entwickelt, in der die Teilnehmer sich gegenseitig SMS über den Verlauf des Meetings zuschicken“, sagt Klaus Bischof. Er plädiert deshalb dafür, grundsätzlich alle Handys ausschalten zu lassen.

Manche Firmen hätten vereinbart, dass derjenige, dessen Handy während der Sitzung klingelt, zehn Euro für einen guten Zweck spenden müsse. Das gelte dann auch für die Chefs, die nach Bischofs Beobachtungen manchmal mit schlechtem Beispiel die Disziplin in Meetings negativ beeinflussten. Kämen die Vorgesetzten zu spät, nehme der nächste in der Hierarchie das gleiche Recht für sich in Anspruch.

Ein Moderator regelt das Zeitmanagement

Einen hohen Anteil am Gelingen einer Besprechung hat der Moderator. Ihm obliegt das Zeitmanagement, was bedeuten kann, dass er Diskussionen abbrechen oder mit dem Einverständnis der Gruppe einzelne Punkte streichen muss. Sollten zwei Teilnehmer in einen Konflikt geraten, empfiehlt Jochem Kießling-Sonntag den Moderatoren, die Frage zu stellen, ob das strittige Thema nur die beiden oder die ganze Gruppe betreffe. Sollte es nur die beiden angehen, rät er, die Diskussion zu einem anderen Zeitpunkt weiterzuführen und zur Tagesordnung zurückzukehren.

Grundsätzlich dürfe die Stimmung unter den Teilnehmern aber nicht übergangen werden. „Festen Teams empfehle ich, mindestens einmal im Jahr eine Klausur anzusetzen, in der es ausschließlich um die Beziehungen untereinander geht“, sagt Klaus Bischof. Alternativ dazu könnten auch in jeder Sitzung, die letzten zehn Minuten dem Arbeitsklima gewidmet werden.

Stille Teilnehmer haben oft die besten Vorschläge

Es muss nicht unbedingt am Klima liegen, dass manche Teilnehmer sich kaum äußern, ebenso wenig daran, dass sie nichts zu sagen hätten. Im Gegenteil: Jochem Kießling-Sonntag hat beobachtet, dass die stillen Teilnehmer oft wichtige Beträge hätten. Der Gesprächsleiter sollte sie deshalb direkt ansprechen und ihnen dabei durch die Anmoderation des Themas 20 bis 30 Sekunden Zeit geben, ihre Gedanken zu sortieren. Die Dauerredner hingegen gelte es, taktvoll und konstruktiv zu unterbrechen, beispielsweise mit: „Sie sprechen da gerade einen wichtigen Punkt an, den ich gerne noch mal aufnehme würde…“

Fasse Dich kurz – auch wenn's der Chef ist

Auch wenn die größte Verantwortung für den Verlauf eines Meetings bei der Gesprächsleitung liege, so könne auch jeder Teilnehmer zu einem guten Ergebnis beitragen, sagt Jochem Kießling-Sonntag. Zunächst einmal, indem er sich selber gut vorbereite, seine Beiträge kurz fasse, die Ideen der anderen positiv anerkenne oder bei Unklarheiten nachfrage.

Sollte das Gespräch gar nicht von der Stelle kommen, kann es durchaus angebracht sein zu sagen: „Wir diskutieren schon seit einer halben Stunde und drehen uns im Kreis. Vielleicht sollten wir erst weitere Informationen einholen.“ Keine Frage, wenn der Gesprächsleitende gleichzeitig der Vorgesetzte ist, gehört dazu eine gute Portion Mut.

Kontakt zum Autor: Anja Köhler