Eigentlich sollen uns E-Mails den Arbeitsalltag erleichtern, doch in vielen Berufen werden sie zunehmend zur Last. Bis zu 400 Nachrichten pro Tag sind bei einigen Arbeitnehmern keine Seltenheit. Mit diesen Tricks lässt sich die tägliche E-Mail-Flut beherrschen.

Die wirtschaftlichen Folgen konnte Michael Rotert wohl kaum abschätzen, als er am 3. August 1984 als erster Deutscher eine E-Mail erhielt. Mehrere Stunden musste der damals junge Technische Leiter der Informatikrechner-Abteilung an der Uni Karlsruhe vor seinem Rechner ausharren, bis sie vollständig heruntergeladen war, dann ploppte die erste elektronische Nachricht Deutschlands auf. Sie kam aus Massachusetts, USA: "Michael, this is your official welcome to CSNET" – "Michael, dies ist dein offizieller Willkommensgruß im CS-Netz".

Mehr als einhundert Milliarden E-Mails täglich

Heute, zum 25-jährigen Jubiläum der Datenpost, schmückt sich Karlsruhe zwar stolz auf riesigen gelben Stadtschildern mit dem Slogan "Internethauptstadt". Doch die Erfindung ist Fluch und Segen zugleich. E-Mails sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. In einigen Betrieben werden Geschäftsvorgänge nur noch auf diesem Weg abgewickelt. Manche Manager, Geschäftsführer oder Arbeitnehmer der Kommunikationsbranche, wie etwa Journalisten, bekommen täglich bis zu 400 E-Mails. So sausen heute an einem einzigen Tage mehr als einhundert Milliarden E-Mails über den Globus.

Zwischen achtzig und neunzig Prozent davon sind Spam, schätzt der Branchenverband Bitkom für neue Medien, der in Umfragen noch weitere interessante Zahlen ermittelt hat: Zwei Drittel der Deutschen sehen die tägliche Informationsflut inzwischen kritisch und meinen, dass noch nicht einmal jede zweite berufliche Mail wirklich wichtig sei. Mit der permanenten Erreichbarkeit dank Laptop, E-Mail, BlackBerry oder iPhone können viele nicht mehr mithalten. Jeder zweite E-Mail-Nutzer wünscht sich für seinen Berufsalltag Orientierungshilfe.

Wie E-Mails die Konzentration zersägen

Die geben diverse Ratgeber bereitwillig. Der wichtigste Tipp: Lassen Sie das E-Mail-Programm nicht den ganzen Tag im Hintergrund mitlaufen, sondern schalten Sie es gezielt ein, um die Post am Stück abzuarbeiten. Wie häufig dies geschehen sollte, hängt von der Betriebskultur ab. Erwartet der Chef eine schnelle Reaktion auf Mails, sollte zumindest der Eingangston oder das visuelle Signal abgeschaltet werden, sonst tritt das ein, was Wissenschaftler den "Sägeblatteffekt" nennen. Mit jeder eintrudelnden E-Mail wird unsere Konzentration gestört, ständig müssen wir uns neu eindenken. Das kostet Energie und Zeit. Unsere Konzentrationskurve sieht aus wie ein zackiges Sägeblatt.

Die Lösung: Wer eine "stille Stunde" einführt, kann die wichtigsten Punkte auf seiner Aufgabenliste ohne Störungen abarbeiten. Viele Berufstätige klicken als erste Amtshandlung des Tages auf den E-Mail-Button, doch gerade das sei falsch, meint Dirk Windemuth vom Institut Arbeit und Gesundheit in Dresden. Die erste Stunde des Tages sollte kreativ für die Sachen genutzt werden, die sonst auf der Aufgabenliste leicht stehen bleiben. Sonst sei man schon ganz im Räderwerk der Informationsflut drin.

Ein gutes Sortiersystem hilft

Über den Tag verteilt sollten dann zwei, drei weitere Bearbeitungsphasen folgen. Wann die beste Zeit dafür ist, bleibt jedem selbst überlassen. Es eignet sich zum Beispiel die Stunde nach der Mittagspause, wo viele ihr Leistungstief haben, sowie die letzte Stunde des Arbeitstages. Ob das Postfach am Ende des Tages wirklich leer sein muss, darüber streiten sich die Experten. Auf jeden Fall sollte die Zahl überschaubar bleiben, sprich nicht die Monitorlänge sprengen. Hierbei hilft ein gutes Sortiersystem.

Viele Menschen können sich von E-Mails nicht trennen, daher nützt ein Ordnungssystem, bei dem die Mails in vier Quartalsordner abgelegt und so wenigstens für drei Monate aufbewahrt werden. Zudem sollte der E-Mail-Nutzer die Filter-Hilfe seines Programms ausschöpfen. Regelmäßige Newsletter lassen sich zum Beispiel in einen Extra-Ordner "Lesen" umleiten und in einer ruhigen Minute abarbeiten. Doch Vorsicht: Solche "Zwischenablagen" laden dazu ein, die E-Mails ungelesen wochenlang schlummern zu lassen. Kommt dies öfters vor, sollte der Ordner aufgelöst werden.

Nie länger als zwei Tage mit der Antwort warten

Wie lange eine E-Mail im Postfach ruhen darf, hängt ebenfalls von der Branche und der Betriebskultur ab. "In den USA ist es üblich, innerhalb von acht Stunden eine Mail zu beantworten", schreibt Zeit-Management-Expertin Cordula Nussbaum in ihren "Elf goldenen E-Mail-Regeln". Deutsche E-Mail-Nutzer gehen hingegen gewöhnlich davon aus, dass ihre Nachrichten in ein bis zwei Tagen beantwortet werden.

Wie viele E-Mails eintreffen, kann zudem jeder selbst steuern. Wer viele verschickt, bekommt auch viele zurück. Braucht wirklich das ganze Kollegium die Mail zur Kenntnis im CC? Gerade in Büros, in denen der Kollege drei Meter entfernt sitzt oder eine ganze Reihe von Fragen einer Antwort bedürfen, sind das persönliche Gespräch oder der Griff zum Telefonhörer die zeiteffizienteren Varianten.

Smartphone-Besitzer müssen besonders achtsam sein

Egal welches Sortiersystem genutzt wird: Immer sollte das doppelte Lesen einer Mail vermieden werden, rät Arno Burger, Autor des Buches "E-Mail-Management im Job". Er empfiehlt, unmittelbar nach jedem Lesen eine Entscheidung zu treffen, wie mit der Mail weiter verfahren wird. Die Regel: Kann ich die Mail in drei Minuten beantworten, mache ich es am besten sofort. Sofort bestätige ich zum Beispiel den Empfang, danke für den Erhalt oder leite die Mail weiter.

Für iphone- und BlackBerry-Besitzer, bei denen E-Mails sogar zu jeder Zeit und an jedem Ort der Welt eintreffen, gelten diese Spielregeln in verschärfter Form. Arbeitsgesundheits-Experte Dirk Windemuth rät einzustellen, dass das Gerät nur noch zu bestimmten Zeiten E-Mails abruft. Zudem sollte die Nutzung auch mit der Familie und Freunden abgeklärt werden, "denn die sagen einem schon ganz klar: ‚So nicht, das ist jetzt meine Zeit!’"

Letztlich kann sich kaum ein berufstätiger Mensch der technologischen Entwicklung verweigern, weiß Windemuth – aber jeder könne steuern, wie sehr die grenzenlose Erreichbarkeit auf Dauer den Alltag dominiert und die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verwischt. Zwar ist die E-Mail dem Kindesalter längst entwachsen, doch vielleicht sollte man sie letztlich doch noch wie ein kleines Kind behandeln: ihr mit strikten Regeln klare Grenzen setzen.

Kontakt zum Autor: Jörg Oberwittler (Website)

Noch mehr Büro-Organisation: Lesen Sie auch unsere Artikel
• Zeitmanagement fürs Büro
• Wenn das Meeting ins Leere läuft

Zuletzt aktualisiert: 14.12.2009 · Fotos: colourbox.com (4)